El Organismo Supervisor de la Inversión en Energía y Minería (OSINERGMIN), en el año 2017 con la aprobación de la Ley de protección de datos personal, se vió en la obligación de contratar más personal para que, de forma manual, realicen la anonimización (ocultamiento) de los datos sensibles de los usuarios; dichos datos se encuentran en cada una de las resoluciones físicas y digitales que emiten las salas jurídicas de la institución.
Para darnos una idea del tiempo que invertían los trabajadores, el promedio mensual de resoluciones que se emiten actualmente es de 5000, y para anonimizar manualmente cada resolución se requiere un esfuerzo de 10 a 15 min, lo que nos da un promedio de más de 1000 HH invertidas en procesos que pueden ser reemplazados por robots.
La organización cuenta con la Junta de Apelaciones de Reclamos de Usuarios (JARU), un órgano encargado de resolver en segunda y última instancia administrativa los reclamos de los usuarios. Está conformada por tres salas que cumplen el proceso manual y virtual de atender los reclamos de los usuarios y por cada sesión realizada los responsables emiten una resolución. Manteniendo así una situación complicada ya que algunos meses no se cumplía con la anonimización de datos sensibles en todas las resoluciones.
El proceso automatizado se basaba en:
- El usuario, imprime la resolución
- El usuario, Identifica los datos que se deben anonimizar (ocultar)
- El usuario, realiza el resaltado con un plumón oscuro en cada uno de los datos identificados de tal manera que no es posible ver el valor de esos datos
- El usuario, escanea la resolución con los datos anonimizados
- El usuario, guarda la resolución escaneada en un repositorio
¿Cuál fue la propuesta por parte del equipo Avalora? Error 0, ahorro máximo y cumplimiento del SLA
- Disminuir el margen de error presente en procesos manuales
- Disminuir las hh invertidas en procesos que pueden ser fácilmente reemplazables por robots
- Sin descuidar el objetivo del cumplimiento del SLA.
Tras el análisis profundo de la situación, se propuso estandarizar parte del proceso, para que sobre ello se pueda implementar una solución RPA. Basándose en el desarrollo de un robot que pueda realizar el proceso de manera automática. Además dado que Osinergmin, cuenta con licencias de Acrobat Reader, se propuso utilizar esta herramienta para la anonimización de los datos sensibles, resaltando lo necesario y así poder eliminar uno de los pasos del proceso (imprimir la resolución).
El robot a implementar podrá funcionar las 24 horas del día y dedicar un aproximado de 5 minutos para realizar el proceso de anonimización por cada resolución. Y, adicionalmente, el robot proporciona un reporte con la trazabilidad de las resoluciones anonimizadas de manera diaria.
El proceso implementado se basó en:
- El robot, abre la resolución con Acrobat Reader
- El robot, Identifica los datos que se deben anonimizar (ocultar)
- El robot, realiza la anonimización de los datos sensibles utilizando la función de resaltado
- El robot, guarda la resolución anonimizada en un repositorio
- El robot, envía la trazabilidad de las resoluciones anonimizadas
Así es como contar con soluciones de automatización puede ayudarte a ahorrar dinero, tiempo y disminuir errores que pudieron ser evitados.
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