OHL, ahora OHLA, es uno de los seis mayores grupos empresariales dedicados a la construcción en el mundo, que cuenta con más de 100 años en el sector y necesitaba realizar una mejora en su proceso de almacenamiento de las facturas tanto digitales como físicas.
El objetivo era claro: dejar de perder tiempo valioso en un proceso completamente robotizable.
La compañía OHLA estaba dando de baja su sistema legacy de administración de órdenes de compra, sin embargo eso no era posible sin un sistema que automatice esos procesos con el mínimo error y el área de contabilidad se vio afectada ya que requería con urgencia poder tener un respaldo de cada OC.
Los archivos se generaban on demand al ser consultados en el sistema, y la descarga había que hacerla una por una, algo que ocuparía mucho tiempo porque contaban con un total de 34.000 OCs.
Por lo que el equipo de Digital Solutions de Avalora Chile diseñó e implementó una solución de RPA con Power Automate.
La automatización constaba en generar el archivo de cada una de las órdenes de compra y linkearla a un Excel que contiene todos los registros de éstas mismas. Cada orden de compra fue almacenada en formato PDF en una estructura documental generada en un sitio de Sharepoint. Todo esto ocupando licencias que la empresa ya tenía de Office 365, Sharepoint y Power Automate.
Los beneficios obtenidos del proyecto fueron:
- Poder dar de baja el sistema legacy, sin necesidad de mantenerlo solo para poder consultar las órdenes de compra antiguas, permitiendo ahorrar en infraestructura y servidores.
- Reducir el tiempo en la búsqueda de Órdenes de Compra.
- Eliminar 100% la contratación temporal de personal para realizar el respaldo de forma manual.
